عمومی

مقاله مهندسی مجدد فرایندها و مشارکت در تصمیم گیری

دانلود پایان نامه

افزایش کارکنان متخصص: کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده نیازمند کارکنان بسیار اموزش دیده و حرفه ای است که بتوانند با این با این سیستم اموزش دیده و حرفه ای است که بتوانند با این سیستم کار کنند و ان را سرپا نگه دارند. در بیشتر موارد سازمان‌ها باید پس از به کارگیری این تکنولوژی کارگران غیر ماهر خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند.
جریان افقی اطلاعات: بسیاری از سازمانهای موفق دنیا با طراحی و توسعه پردازش گرهای مرکزی کامپیوتری، سرویس دهنده های خودکار به کارکنان و مشتریان و به خدمت گرفتن سایر فناوری‌های نوین کامپیوتری، شبکه های کامپیوتری را در عرصه سازمان توسعه داده‌اند که می‌توانند به سرعت، اطلاعات را انتقال دهند. سیستم‌های پست الکترونیک، توسعه برنامه‌هایی به شکل نرم افزار برای ایجاد مدارک و اسناد الکترونیکی ایجاد شبکه های ارتباطی داخلی و همچنین توسعه اینترنت، انتقال اطلاعات را سرعت می‌بخشد. همه این موارد منتج به جریان افقی اطلاعات درون سازمان می‌شود. توسعه شبکه های کامپیوتری در سازمان، موانع سنتی که بر ر راه جداسازی بخشهای مختلف سازمان وجود داشت را از میان برداشته و منجر به بهبود عملکرد، کارایی بیشتر، کیفیت بهتر، نواوری و پاسخ گویی مناسب به مشتری شده است (ایوانز، ۲۰۰۶).
شواهد تجربی نشان می دهد که سازمان های با فناوری اطلاعات یکسان دارای عملکرد و بهره وری یکسانی هستند، گرچه بخشی از این تفاوت ها ناشی از ویژگی های ذاتی سازمان هاست، اما بخش یززگ این تفاوت ها به اختلاف این سازمان ها در عملکرد مدیریتی آنها از جمله میزان تمرکز در فرآیند تصمیم گیری، آموزش های شغلی و طراحی فرآیند کاری وابسته است. سازمان های با فرآیند تصمیم گیری غیر متمرکز و فرآیندهای کاری مناسب دارای سطوح بهره وری بالاتری هستند (اسمیت، ۲۰۰۸). نتایج مطالعات تجربی و نظری نشان می دهد که تاثیر سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات بر بهره وری به صورت غیر مستقیم و از طریق کاهش تمرکز در فرآیند تصمیم گیری و ارتقای فرآیندهای کاری صورت می پذیرد (فاریابی و تجویدی، ۱۳۹۰).
فرآیند تصمیم گیری غیر متمرکز
پژوهش‌های گوناگون نظری و تجربی بر مشارکت کارکنان در فرایند تصمیم گیری به عنوان عامل اصلی افزایش بهره‌وری دلالت داشته و ارتباط مثبت و مستقیم این دو عامل را به نمایش گذارده است. پیشتازان بهره‌وری بر این باورند که بدون توجه به فطرت تکامل گرای انسان و نقش مشارکت و تعهد مثبت نیروی انسانی، نیل به فلسفه بنیانی بهره‌وری امکان‌پذیر نیست (طالقانی و همکاران، ۱۳۹۰). چندین مدل قابل درک از آثار مشارکت وجود دارد که از طریق روش‌های موثر، مشارکت را به بهره‌وری و رضایت مرتبط می‌کند. پیروان مکتب روابط انسانی از این مدل‌ها حمایت کرده‌اند. این نظریه‌پردازان مدعی هستند که مشارکت، به مراتب بالاتری از خودیابی، احترام، استقلال و برابری منجر خواهد شد که به نوبه خود رضایت و روحیه را ارتقا می‌دهد. آن‌ها معتقدند که زمانی که زیردستان احساس مشارکت در کار داشته باشند یا مورد مشاوره قرار گیرند، نیازهای نفسانی ان‌ها ارضا شده و بیش از گذشته همکاری خواهند داشت. مشارکت بر ویژگیهای روابط کارکنان و مدیران اثر می‌گذارد و به مطالبی چون احساس با ارزش بودن، احساس دارا بودن هدف‌های مشترک و همکاری منجرمی شود (اعتمادی، ۱۳۷۹). مدیریت مشارکتی را فرایند درگیر شدن کارکنان در جریان تصمیم گیری‌ها عنوان می‌کند. این درگیری می‌تواند در سطوح تصمیم گیری و انواع مختلف تصمیمات صورت پذیرد. بنابراین شیوه مزبور به تسهیم قدرت متکی است و مدیران در آن قدرت خویش را با زیردستان تسهیم می‌کنند. در اینجا زیردستان حتی در تصمیم گیری‌های با اهمیت سازمانی نیز دخالت داده می‌شوند. بررسی‌های گوناگون نشان داده است که به دلیل گسترده‌تر کردن دامنه مشارکت در مدیریت نه تنها کیفیت کار بلکه راندمان و بهره‌وری افزایش قابل ملاحظه ای یافته و کارکنان بیشتر مساعی خود را برای توسعه و به‌کارگیری توانمندی‌های فکری معمول دارند (طالقانی و همکاران، ۱۳۹۰).
زمانیکه یک سازمان دارای ساختار غیرمتمرکز است، مدیران توان نظارت بر افراد بیشتری را خواهند داشت و حیطه کنترل آنها افزایش می یابد به این دلیل که کارکنان در یک ساختار سازمانی غیرمتمرکز دارای قدرت خود هدایتی بیشتری هستند. بنابراین با تعداد کمتر مدیران به ازای تعداد معین کارکنان، به طور قطع بهره وری سرانه افزایش خواهد یافت. فرآیند تصمیم گیری زمانی غیرمتمرکز خواهد بود که کارکنان غیر مدیریتی قدرت تصمیم گیری داشته باشند. فناوری اطلاعات از طریق افزایش آگاهی نیروی کار و مطلع سازی آنان، قدرت مداخله در تصمیم گیری را برای کارکنان به ارمغان می آورد (فاریابی و تجویدی، ۱۳۹۰). از سوی دیگر به منظور اینکه تصمیم گیرندگان بتوانند تصمیمات کارا و مناسبی را اتخاذ نمایند، باید امکان دسترسی به اطلاعات قابل استفاده و مفید به آسانی فراهم باشد (آلن و هلمز، ۲۰۰۶). فناوری اطلاعات ابزار کلیدی برای رساندن اطلاعات مورد نیاز به فرآیند تصمیم گیری است (اسمیت، ۲۰۰۸).
ملویل و همکاران(۲۰۰۴) به این نتیجه رسیدند که سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات از طریق تمرکززدایی از فرآیند تصمیم گیری باعث افزایش بهره وری می شود. پژوهش ها نشان می دهد سازمان هایی که سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات را با تمرکز زدایی از فرآیندهای کاری ترکیب می کنند، بهره وری آنها حدود پنج درصد بیشتر از سایر سازمان هاست، اما سازمان هایی که بدون ایجاد نظام جدید تصمیم گیری، اقدام به سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات می نمایند دچار زیان خواهند شد. سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات به نظام مدیریت سنتی و سلسله مراتبی این امکان را می دهد که به یک ساختار بازتر و توأم با همکاری بیشتر تغییر یابد. مرکز مدیریت به افراد اجازه می دهد تا همجهت با منافع سازمان تصمیم بگیرند، زیرا این مشارکت در تصمیم گیری باعث می شود تا بهترین شخص، مسئولیت محوله را به بهترین نحو انجام دهد (فاریابی و تجویدی، ۱۳۹۰). در مجموع فناوری اطلاعات از دو طریق باعث تمرکز زدایی از فرآیند تصمیم گیری و به دنبال آن افزایش بهره وری می گردد:
الف) فناوری اطلاعات از طریق افزایش آگاهی و اطلاعات نیروی کار، توانایی مشارکت در فرآیند تصمیم گیری سازمانی را برای آنها فراهم می نماید.
ب) فناوری اطلاعات از طریق تسهیل دسترسی به اطلاعات، امکان استفاده از بیشترین اطلاعات را فراهم نموده و از تمرکز بر اطلاعات محدود جلوگیری می نماید (چرنگن و همکاران، ۲۰۰۴).
بهبود فرایندهای کاری سازمان
نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمان، از قبیل تولید و فروش، رشد چشمگیری داشته است. اولین نسخه های فناوری رایانه در ابتدا برای نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می‌شد؛ اتفاقات و فعالیتهای روزها و هفته های گذشته را در اختیار مدیران قرار می‌داد. فناوری اطلاعات به یاری فرایندهای بازاریابی و فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را بهبود بخشیده است. اطلاعات دقیق‌تری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرارگرفته و نیاز مشتری به موقع تشخیص داده می‌شود (کاوسی و همکاران، ۱۳۹۱؛ زرگر،۱۳۸۲: ۲۰). در مجموع تمامی این مباحث گواه بر این موضوع است که فناوری اطلاعات فرآیندهای کاری سازمان ها را متحول ساخته و آنها را به شدت تحت تاثیر قرار داد است.
از سوی دیگر سازمان ها باید به طور مستمر فرایندهای کاری خود را مورد ارزیابی قرار داده و آنها را با توجه تغییر شرایط محیطی مجددا طراحی نمایند. مهندسی مجدد فرایندهای کاری (BRP) روشی است که اصلاحات مهمی را در سازمان ایجاد نموده و باعث بهبود عملکرد کاری سازمان می شود. سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات یک ابزار مناسب برای بازنگری در فرایند کسب و کار بوده و سطح هم سویی فرایندها با اهداف سازمان را نشان می دهد. فناوری اطلاعات از دو کانال، طراحی مجدد فرایند کسب و کار را تحت تاثیر قرار می دهد:
الف) کاهش تعداد واسطه ها: کاهش تعداد مراحل میانی که در نهایت به محصول نهایی منجر می شود، یکی از اهداف اصلی طراحی مجدد فرایندهای کاری است. بهبود فناوری اطلاعات به سه طریق این مراحل را تقلیل می دهد:
ایجاد پایگاه اطلاعاتی که به صورت مشترک توسط تمام افراد سازمان قابل استفاده باشد
امکان فعالیت همزمان چند فرد بر روی یک طرح از طریق تجهیزات الکترونیکی
امکان تبادل اطلاعات و جوه مالی
ب) افزایش درجه همکاری: دومین جزء طراحی مجدد فرایندهای کاری، افزایش همکاری بین بخش های یک سازمان است. (چرنگن و همکاران، ۲۰۰۴). فناوری اطلاعات از طریق ابزارهای ارتباطی الکترونیکی امکان ارتباط را افزایش داده و طراحی مجدد فرایندهای کاری را تسهیل می کند. زمانی که سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات توسط یک سازمان در برگیرنده یک فرایند کسب و کار خوب باشد، باعث افزایش بهره وری می گردد. زمانی که یک سازمان اقدام به سرمایه گذاری وسیع در فناوری اطلاعات می نماید، باید فرایندهای کسب و کار خود را مورد بازنگری و ارزیابی قرار دهد تا از میزان سازگاری فناوری با فرایندهای کاری آگاهی یابد. پژوهشگران دریافته اند که سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات اگر در کنار سایر سرمایه گذاری ها منجر به بهبود فرایندهای کاری سازمان شود، منافع سازمان را افزایش خواهد داد (فاریابی و تجویدی، ۱۳۹۰). برای مثال کودیبا (۲۰۰۴) نشان داد که زمانی یک سازمان بیشترین استفاده را سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات کسب می کند که فناوری اطلاعات در جهت بهبود فرایندهای کاری سازمان باشد.
در مجموع این پژوهش قصد دارد تاثیرات سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات بر بهره وری سازمان را مورد بررسی نموده و این راستا نقش میانجی عدم تمرکز در تصمیم گیری و بهبود فرایندهای کاری را در این رابطه مورد ارزیابی قرار دهد.
بخش سوم؛ مروری بر پیشینه پژوهش
با توجه تشریح ادبیات و مبانی نظری در راستای اهداف پژوهش، در این قسمت اشارهای کوتاه به برخی مطالعات صورت گرفته در این زمینه صورت می‌گیرد.
پژوهش‌های خارجی

پاسخی بگذارید