تئوری سیستمی مدیریت
کنگره
اجتماعی است متشکل از افراد برای تبادل افکار درباره مسائل سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و دستاوردهای علمی، کنگره ها با توجه به موضوع خود، از نمایندگان سیاسی، مجلسی و صاحب نظران فرهنگی و علمی تشکیل می شوند.
اصول مدیریت زمان
در صفحات قبل مطالبی را در خصوص مدیریت زمان بیان کردیم. یادآور شدیم که چه عواملی استفاده مفید از زمان را دچار مشکل می کند. در این قسمت از بحث برای استفاده مفید زمان، اصول مدیریت زمان را بیان می داریم:
اصل اول – آگاهی استفاده از زمان
آگاه بودن از اموری که باید انجام شود، موجبات تخمین و بررسی توان و امکان اجرایی آن را فراهم می آورد. بدین معنی که شناخت امور و ایجاد تعادل آن با امکانات، تصمیم گیری را ممکن، و برنامه ریزی را آسان می کند. در نتیجه، اجرای برنامه زمان بندی شده میسر می شود، مسئول اجرایی هر فرد مشخص، و زمان مربوط به روز، هفته و ماه و … تنظیم می شود. می بینیم که بدین منوال، رفتار سازمانی مطلوب که از نظم اجرایی ناشی می شود، به وجود می آید.
اصل دوم – قانون ۸۰ روی ۲۰
هر کس اصل را بر این قرار دهد که از ۲۰ درصد فعالیت خود، ۸۰ درصد نتیجه عاید کند. سعی بر این اساس استفاده مفید از زمان را عاید می کند.
اصل سوم – حسابداری زمان
طبق این اصل لازم است هر فرد سازمانی، برای اجرای هر کاری زمانی را مشخص کند. بدین گونه مدتی را که عضو در سازمان است، طبق تخصیص مدت زمانی برای اجرای کار بخصوصی، اموری را که در مدت حضور در سازمان باید انجام دهد، مشخص می سازد که خود، تعادل بین زمان اجرا، نوع و مقدار فعالیت را معلوم می کند. مکمل این امر، تفاوت گذاشتن بین ساعات انجام کار است، بدین معنی که ساعات اولیه آغاز کار با ساعات پایانی آن فرق دارد. چونکه اول وقت فرد دارای انرژی است، به مرور خسته و کم انرژی می شود، بنابراین بهتر است که امور مشکل نیازمند به تفکر در ساعات اولیه کار انجام شود.
اصل چهارم – انجام هر کار در زمان خود
مدت زمانی که به هر کاری اختصاص می یابد، لازم است در بعد زمانی خود انجام شود تا از تداخل امور در اوقات اجرایی که اغلب موجب عدم اجرای بعضی از آنها می شود، جلوگیری شود.
اصل پنجم – اولویت بندی امور اجرایی
رعایت این اصل الزام می دارد که فرد قبلا تصمیم بگیرد که کدام وظایف روزانه مقدم بر دیگری است. به طور مثال، امور مربوط به ملاقات با فرادست یا پاسخ به ارباب رجوع، در این رابطه لازم است ماهیت سازمان مورد شناسایی قرار گیرد.
اصل ششم – برنامه ریزی استفاده از زمان
در این رابطه لازم است به نکات ذیل توجه شود:
– امور اجرایی شناسایی شود.
– امور بر حسب اهمیت و فوریت اجرایی، اولویت بندی شود.
– هدف اجرایی هر کاری تعیین شود.
– وظایف اجرایی در رابطه با هر کاری مشخص شود.
– مسئولین اجرایی هر کاری معلوم شود.
– برنامه اجرایی که زمان مربوط به هر کاری را جزءبه جزء معلوم می کند، مشخص شود.
– امکانات اجرایی هر کاری مشخص و تأمین شود.
– برنامه اجرا شود.
اصل هفتم – مدیریت اجرای برنامه
این اصل بیانگر به کارگماری افرادی است که اجرای برنامه تنظیمی، طبق وظایف مربوط به برنامه برای آنها تعیین می شود. اجرای این امر به وسیله مدیران متعدد و مختلف امکان پذیر است، بنابراین لازم است:
– امور نیازمند به هدایت مشخص شود.
– اشخاص قادر به هدایت (مدیران) مشخص شوند.
– کنترل مدیران پیش بینی شود.
– موارد هدایت مدیران مشخص و مکتوب شود.
اصل هشتم – کنترل زمان
کنترل، در مدیریت زمان، یعنی اندازه گیری پیشرفت نتایج با وظایف انجام شده در مدت زمان پیش بینی شده در برنامه. هدف کنترل زمان، کمک به عاملان اجرایی جهت مفید ساختن وقت است. چون منابع، اعم از انسانی و مادی در زمان صرف می شود، بنابراین اثربخشی به وسیله کنترل زمان بهتر عاید می شود.
برای کنترل زمان لازم است:
– ملاک اندازه گیری عملکرد در یک زمان، مشخص شود.
– ملاک مقایسه فعالیتهای معلوم شده یا استانداردها مشخص گردد.
– وسیله اندازه گیری زمانهای هدر رفته، تهیه شود.
– از زمانهای به هدر رفته، تجزیه و تحلیل به عمل آید.
– اندازه گیری صحیح از عملکردها، جهت قضاوت منطقی به عمل آید.
کنترل بهتر است:
– قبل از اجرا، درباره عوامل و عناصر کنترل اعمال شود،
– در حین اجرا به عمل آید.
– پس از اجرا به عمل آید.
تنظیم یک جدول زمانی روزانه به امر کنترل کمک می کند. این جدول از موارد ذیل تشکیل می شود:
– اهمیت تأخر مشخص می شود.
– اموری که فرد شخصا انجام می دهد (به طور مثال، هدایت جلسه شخصا بر عهده مدیر است).
– اموری که انجام آنها را فرد دستور می دهد (تأمین منابع در گرو صدور دستور مدیر است).
– اموری که نباید انجام شود. اموری که در حیطه مسئولیت مدیر قرار دارد ولی به علت تفویض اختیار در قلمرو اختیار او قرار ندارد. ولی با وصف بر این، نیازمند کنترل مدیر است.
رعایت اصول مدیریت زمان، به اصولی بودن مدیریت کمک می کند. ولی اگر اصول مدیریت زمان رعایت نشود، نارساییهایی که از بروز رفتارهای سازمانی نامطلوب اعضا ناشی می شود، به وجود می آید. از آن جمله می توان ذکر کرد:
۱- سلامتی سازمانی به خطر می افتد، بدین معنی که اعضا به بهنه کمبود وقت و گرفتاری زیاد، کارایی خود را بر اساس زمان سنجی و کارسنجی از دست می دهند.
۲- تنش و نگرانی در سازمان به وجود می آید، بدین معنی که مدیران فوقانی سازمان، به دلیل اینکه قادر به هدایت اجرایی نیستند، دچار تنشهای روانی و دلواپسی می شوند.
۳- منابع بیهوده هزینه می شود، تلف شدن وقت و کمبود نتایج حاصله، موجب هدر رفتن منابع مالی سازمان می شود.
۴- سردرگمی در سازمان حاکم می شود، ندانم کاریها، موجب قطع تبادلات سازمانی را فراهم می آورد.
۵- تضعیف پیش بینی، پیش بینی کاری به دلیل اینکه قبل از اجرای امور در عوامل اجرایی نگرانی وجود دارد، ضعیف می شود.
۶- تضعیف انضباط، نظام دار نبودن وظایف که بر اثر ضعف روش استفاده از زمان به وجودمی آید انضباط کاری را تضعیف می کند.
۷- رشد عوامل مخرب ناشناخته، هرج و مرج در سازمانف موجبات بی نظمی کار را فراهم می آورد.