عمومی

مقاله افزایش بهره‌وری نیروی انسانی و فناوری اطلاعات و ارتباطات

دانلود پایان نامه

بهره‌وری در سازمان به استفاده بهینه از نیروی انسانی و منابع مادی موجود اشاره دارد. اگر چه عملکرد به طریقی بهره‌وری را تعیین می‌کند، اما این دو،یکی نیست. عملکرد نشان می‌دهد که تا چه حد به هدف نزدیک شده‌ایم. یعنی کمیت و کیفیت بازده بدست آمده را بیان می‌کند. اما بهره‌وری در سازمان فرایند سلسله اقدام‌ها و فعالیت‌های هماهنگ و برنامه ریزی شده به منظور بهبود وضعیت موجود برنامه‌ها و استفاده بهتر و اثر بخش تر از استعدادها، امکانات و تجهیزات فضاها و اماکن است. این اقدام‌ها و فعالیت‌ها در قالب برنامه‌هایی مدرن طراحی و اجرا می‌شوند. کارایی و اثربخشی دو مولفه مهم بهره‌وری هستند. در برخی از تعاریف بهره‌وری به دو مفهوم کارایی و اثربخشی اشاره شده است و بهره‌وری را حاصل جمع این دو دانسته‌اند. به طور خلاصه در مورد تعریف اثربخشی و کارایی به عنوان مفاهیمی اصلی در شناخت بهره‌وری می‌توان گفت اثربخشی به طور سنتی به عنوان تحقّق اهداف یک سازمان و کارایی به عنوان استفاده درست از منابع تعریف شده است. با توجّه به این دو تعریف، می‌توان بهره‌وری را درست انجام دادنِ کار درست تعریف کرد که دو مفهوم کارایی و اثربخشی را با هم در برمی گیرد. در کارایی چگونگی و نوع برنامه‌ها و فعالیت‌ها و صحیح انجام دادن آن‌ها مطرح است و در استفاده بهینه از همه منابع و عوامل در دست یابی به اهداف مطلوب، یعنی مطلوبیت در تخصیص منابع مورد توجه است. چلادوریا (۱۹۹۹) گزارش داد یک سازمان زمانی کارایی دارد که میزان خدماتی که به کارکنان و مشتریان خود ارائه می‌دهد بیش از مجموعه تعداد نیروی انسانی، میزان سرمایه، وسایل و تجهیزات و دیگر وسایل بکار گرفته شده باشد. در اثر بخشی برنامه های سازمانی، فعالیت‌های مقید و موثر انتخاب می‌شود که دستیابی به اهداف مصوب ممکن می‌شود. هر چند آرزوی تمامی مدیران حداکثر نمودن بهره‌وری واحد محل تحت امر خود است، اما لازمه تحقق بخشیدن به این مهم آن است که نخست به همه عوامل موثر در بهره‌وری آشنا باشد و آن‌ها را در عمل بکار گیرد (کاوسی و همکاران، ۱۳۹۱). نیروری انسانی از جمله مهم ترین این عوامل محسوب می شود.
بهره‌وری نیروی انسانی عبارت است از استفاده بهینه از نیروی انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان. عامل نیروی انسانی به عنوان یکی از سرمایه‌های با ارزش هر سازمان که از یکسو به طور مستقیم در تولید کالا و خدمات شرکت می‌کند و از سوی دیگر به عنوان یک عامل ذیشعور و هماهنگ‌کننده سایر عوامل تولید شناخته شده و جایگاه ویژه‌ای در بین سایر عوامل دارد. بنابراین، بررسی عوامل موثر بر ارتقاء بهره‌وری نیروی انسانی از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است (طالقانی و همکاران، ۱۳۹۰).
کارکنان سرمایه‌های با ارزش هر سازمان هستند. دستیابی به هدف‌های هر سازمان در گرو مدیریت درست این منابع با ارزش است. نیروی کار عامل مهم و موثر در بهره‌وری است. نیروی کار اگر با آرامش خاطر و انگیزه قوی، اشتغال به کار داشته باشد و به دلایل گوناگون از آینده واهمه نداشته باشد، بهره‌وری بالاتر خواهد داشت. مجموعه ای از عوامل و ارزش‌های حاکم بر سازمان، بر روی بهره‌وری نیروی کار موثر هستند. مهمترین عاملی که بر روی بهره‌وری نیروی کار تاثیر دارد، انگیزه نیروی کار در انجام کار است. عواملی که بر روی انگیزه نیروی کار تاثیر دارند به دو دسته کلی، مادی و فرهنگ سازمانی وابسته هستند. عوامل مادی به میزان حقوق و دستمزد افراد در مقایسه با سطح قیمت‌ها در جامعه و براورد نیازهای اولیه افراد (نیازهای مازلو) بستگی دارد و عوامل فرهنگ سازمانی به این مسئله می‌پردازد که جو مدیریتی و فضای سازمان برای کارگران چگونه است؟ یعنی مدیریت سازمان امکان بروز عقاید و افکار نو را به زیردستان خود می‌دهد یا خیر؟ آیا معیار انتخاب و به‌کارگیری افراد در مشاغل بر اساس شایستگی‌ها و صلاحیت‌ها است یا اینکه معیار صرفا بر اساس داشتن رابطه و اطلاعات محض است؟ آیا سیستم تشویق و تنبیه عادلانه در سازمان وجود دارد؟ میزان مشارکت در سازمان چقدر است؟ مدیران تا چه میزان محیط را برای انجام کار جذاب نموده‌اند (ابطحی و کاظمی، ۱۳۸۰).
عوامل موثر بر ارتقای بهره وری
از انجا که افزایش و رشد بهره‌وری یکی از اساسی‌ترین راههای دستیابی به تولید بیشترو به دنبال آن تامین رفاه و بهزیستی افراد در جوامع است، شناخت عوامل موثر بر افزایش بهره‌وری از آرمانهای اصلی محققان و پژوهشگران در این زمینه بوده و هست. مقالات و پژوهشهای مربوط به دوران کلاسیک‌ها، عوامل موثر بر بهره‌وری نیروی انسانی را مشتمل بر مواردی چون شرایط محیط کار و مشوقهای مالی می‌داند و به مدیران توصیه می‌کند که این عوامل را در راستای بهبود بهره‌وری نیروی کار به کار برند. پس از ظهور مکتب روابط انسانی، عوامل انگیزشی غیرمادی نیز به مجموعه عوامل موثر بر بهره‌وری افزوده شد و به مدیران توصیه شد که به نیازهای غیرمالی کارکنانشان نیزتوجه کرده واز طریق ارضاء این نیازها کارکنانی کاراتر داشته باشند. باوجود انکه نظریه اقتضاء در مدیریت، یک عامل خاص یا یک گروهی از عوامل مشخص را عامل بهبود دهنده بهره‌وری نمی‌داند، اما ضمن تاکید بر تنوع و تعدد نیازهای انسان معتقد است راههای مختلفی نیز برای ارتقای بهره‌وری وجود دارد که باید حسب مقتضیات هر سازمان ان‌ها را شناخت و به کار بست. از راهکارهای افزایش بهره‌وری می‌توان به تامین نیازهای اساسی کارکنان، مشارکت کارکنان در تصمیمگیری، سبک رهبری مشارکتی مدیر، فعالیتهای گروهی کارکنان در محیط کار، پرداخت مزایای جانبی به کارکنان و سیستم مناسب ارزشیابی در محیط کار اشاره کرد. درجهت تاثیر هر یک از این راهکارها در افزایش بهره‌وری به وضعیت موجود شرکت در آن زمینه وضرورت پرداختن به هریک از این موارد بستگی دارد، که باید به شکل ماهرانهای شناسایی و اولویت بندی شده و برآن اساس اقدام شود. از جمله این عوامل می توان به موارد زیر اشاره کرد (طالقانی و همکاران، ۱۳۹۰):
شناخت و توجیه شغل: هر یک از کارکنان باید از آنچه که باید انجام دهند، زمان و چگونگی انجام آن شناخت خوبی داشته باشند. برای افزایش شناخت خوب کار، کارکنان نیاز دارند از هدف‌های بلند مدت، اولویت‌ها و چگونگی کسب هر یک از ان‌ها آگاهی داشته باشند. انان باید بدانند چه هدف‌هایی در چه مواقعی بیشترین اولویت را دارد.
حمایت سازمانی: منظور، حمایت یا کمکی است که کارکنان برای انجام دادن موفقیت‌آمیز کار به آن نیاز دارند. بعضی از عوامل کمکی عبارتند از: بودجه کافی، تجهیزات و تسهیلاتی که برای انجام دادن کار مناسب است.
بازخورد عملکرد: منظور از این نوع بازخورد، ارایه غیر رسمی عملکرد روزانه فرد به او و همچنین بازدیدهای رسمی دورهای است. یک فرایند بازخورد موثر، کارکنان را در جریان چند و چون کارشان بر یک مبنای منظم قرار می‌دهد.
مشارکت: مشارکت یک درگیری ذهنی و عاطفی اشخاص در موقعیت‌های گروهی است که آنان را برمی‌انگیزد تا سازمان را برای دستیابی به هدف‌های گروهی یاری دهند و در مسئولیت کار شریک شوند. در این تعریف سه اندیشه مهم نهفته است.
لازم به ذکر است که بهره‌وری همواره معلول یک دسته متغیرهای مداخلهگر است. عواملی چون پایین بودن سطح کیفی انجام امور، ناکارامد بودن ساختار، ضعف نظامهای مدیریتی، فقدان شایسته سالاری در مدیریت، فقدان بسترهای فرهنگی مناسب برای اجرای طرحهای مرتبط با بهره‌وری، نارضایتی شغلی کارکنان، فقدان ثبات شغلی مدیران و کارکنان، فقدان اعتماد میان مدیران و کارکنان، کمبود اموزشهای مناسب و به روز در زمینه نظام بهره‌وری، نداشتن چشم انداز دور برد در مدیریت، روشن نبودن ماموریتهای سازمان، کمبود اخلاقیات کاری در کارکنان، کمرنگ شدن نظام مشارکت کارکنان در درون سازمان، کیفی نبودن نظام مدیریت و دلایل دیگر، بهره‌وری را به صورت متغیری پیچیده درآورده است (طالقانی و همکاران، ۱۳۹۰).
تاثیر فناوری اطلاعات بر بهره‌وری
بدیهی است در اختیار داشتن اطلاعات جامع و استفاده از فناوری اطلاعات در زمان مناسب می‌تواند ضمن امکان افزایش خلاقیت و فناوری مانع از اتلاف منابع و دوباره کاریهای غیر ضروری و نا خواسته و بالاتر از همه تصمیم گیریهای بی ثمرمی گردد. بی شک کارایی نظام اطلاع رسانی بهبود بسیاری از امور را به همراه دارد. در عرصه های اقتصادی فناوری اطلاعات تغییرات اساسی درنحوه مدیریت، فعالیتهای تجاری، نحوه رقابت ان‌ها در بازارهای خارجی و داخلی ایجاد نموده است و به مدیران بنگاههای تجاری امکان می‌دهد تا از مقررات اقتصادی و مالیاتی، تکنولوژی تولید کالا، ویژگیهای مواد خام، شرایط استانداردها، جدولهای زمانبندی تشریفات کنترل وتحویل کالا، نوسانات بازار، رقبا و… در کمترین زمان بهره مند گرددند و با مطالعه و انتخاب معقول‌ترین راهکار، درصرف منابع اقتصادی، طبیعی و ذخایر انرژی به نتایج مطلوب‌تری دست یابند. با استفاده از فناوری اطلاعات بنگاههای تجاری می‌توانند به راحتی با تامین کنندگان مواد اولیه ونیز با مصرف کنندگان در هر نقطه جهان ارتباط برقرارنمایند. فناوری اطلاعات بافراهم اوردن امکان دستیابی به اطلاعات دقیق وسریع از نیازها و سلایق مشتریان، پیش بینی وضعیت آینده وتصمیم گیری درمورد نوع تولیدات را راحتتر می‌سازد. محدوده کاربرد فناوری اطلاعات در بنگاههای تجاری از فعالیتهای پشتیبانی ازقبیل امورمالی وپرسنلی اغاز و به تدریج در سایر فعالیت‌ها از قبیل تولید گسترش یافته است. به علاوه فرصتهایی برای انجام امور بازرگانی از طریق تجارت الکترونیک فراهم اورده است. درهمین راستا با استفاده از فناوری اطلاعات، تسهیلاتی نظیر حفظ سوابق سهولت درانجام تغییرات، تسریع در امر آموزش و ارتباطات، تامین امنیت بیشتر داده‌ها، کاهش حجم بایگانی و… مهیا می‌شود. در جامعه امروز ابزارها و روشهای اطلاع رسانی موجبات ارتقاء سطح دانش و آگاهی عمومی ونیز افزایش زمینه مشارکت مردم برای تحرک جامعه رافراهم اورده است.
بهره وری و آموزش مبتنی بر فناوری اطلاعات
پیشرفت‌های جهان در فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث گسترش وسیع فرصت‌های یادگیری و دسترسی به منابع علمی و آموزشی شده است، به گونه‌ای که این امر با بازارها و روش‌های سنتی اصول قابل تصور نبوده است. به‌کارگیری فناوری اطلاعات در آموزش یا به عبارتی آموزش مبتنی بر فناوری اطلاعات نه تنها موجب تسریع و تسهیل فراوان تعلیم و تعلم و همچنین ارتقای سطح بهره‌وری کارکنان سازمان‌ها می‌گردد، بلکه در مفاهیم و مبانی بسیار متداول روش‌های آموزش نیز تغییر و تحول بسیار زیادی را حاصل می‌کند (افشه و همکاران، ۱۳۹۰). ارتباط بین فناوری اطلاعات و آموزش با بهره‌وری نیروی انسانی رابطه ای دو طرفه و لازم و ملزوم است. بدین معنی که از یک سو بدون در اختیار داشتن نیروی انسانی مهارت یافته که با روش‌ها، ادبیات و سواد رایانه ای آشنا بوده و مهارت‌های کاربردی آن را در اختیار داشته باشند، نمی‌توان به توسعه و بهره‌وری واقعی و پایداری ملی مبتنی بر دانایی امیدوار بود. از سوی دیگر فناوری اطلاعات خود ابزار و روش مؤثر برای آموزش و افزایش بهره‌وری نیروی انسانی می‌باشد (افشه و همکاران، ۱۳۹۰؛ دیولیور،۲۰۰۹). امروزه آموزش و یادگیری متأثر از فناوری شده است به نحوی که بسیاری از پارادایم‌های آموزشی درحال تغییر می‌باشند. از آنجایی که نیروی انسانی هر سازمان مهمترین عامل در هر سازمان می‌تواند باشد؛ بنابراین اولین عامل برای رسیدن به دگرگونی باید آموزش صحیح نیروی انسانی برای یادگیری این فناوری‌ها و بالعکس کاربرد این فناوری‌ها در آموزش‌های مورد نیاز کارکنان باشد (افشه و همکاران، ۱۳۹۰؛ تامی، ۲۰۰۸).
شکل ‏۲۱٫ نقش فناوری اطلاعات در ارتقای بهره‌وری از طریق آموزش کارکنان (افشه و همکاران، ۱۳۹۰)
طبیعی است که برای استقرار تجهیزات مدرن آموزشی از ابزارهای اینترنت و شبکه داخلی اینترانت و اکسترانت در زمینه آموزش، هر سازمان و یا مؤسسه آموزشی می‌بایست متحمل هزینه‌های بالایی گردد. لذا باید نسبت منافع فناوری اطلاعات را به هزینه‌هایی که می‌بایست انجام گردد مورد بررسی و مقایسه قرار داد (افشه و همکاران، ۱۳۹۰). همچنین پژوهشها نشان می دهد توسعه مستمر فناوری اطلاعات از جمله آموزش‌های آنلاین و اهمیت دادن به ارتباطات باز و بدون بروکراسی باعث کاهش اضطراب و مقاومت در برابر نوآوری و همچنین ارزیابی فرایندهای رسمی و غیررسمی سازمان‌ها و دانشگاه‌ها و توسعه آن‌ها خواهد شد (افشه و همکاران، ۱۳۹۰؛ دورین و واچ، ۲۰۰۹).
فناوری اطلاعات به تنهایی منجر به افزایش بهره وری نمی گردد، بلکه باعث ایجاد تغیییراتی در درون سازمان می شود که این تغییرت عامل افزایش بهره وری است (ددریک و همکارن، ۲۰۰۳). از جمله این تغییرات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
کاهش ارتقای هرم سازمان: کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان‌ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند. سازمانی که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد به جای رعایت دقیق سلسله مراتب اداری سعی کرد به کارکنان و اعضای اختیار بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از ۱۳ به ۴ کاهش داد.
تمرکز و عدم تمرکز بیشتر: با توجه به دیدگاه مدیریت، کاربر تکنولوژی پیشرفته‌ی اطلاعاتی می‌تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیرانی که می‌خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می‌توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری گرد اورند و تصمیمات بیشتری بگیرند که این اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت. فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در تعیین نتیجه کاربرد این تکنولوژی در جهت متمرکز یا نا متمرکز ساختن مدیریت نقش اصلی را ایفا می‌کند.
بهبود هماهنگی: شاید یکی از بزرگ‌ترین ر هاوردهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه‌ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده‌اند می‌توانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار سازند. سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی (یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیک، سیستم اطلاعاتی مدیران و تشکیل میزگرد از راه دور) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و فعالیت‌ها و نتایج کار یکدیگر اگاه شوند. سیستم کامپیوتری کانال‌های ارتباطی جدید به وجود می اورد که مدیران می‌توانند با استفاده از ان به صورت یک گروه درایند و دارای رفتار گروهی گردند. این تکنولوژی در از میان برداشتن موانع به مدیران کمک می‌کند و نوعی احساس گروهی خلق می‌نماید که به هویت سازمانی یعنی همان چیزی که بیش از ان وجود نداشت راه می‌برد (کرنیکا، ۲۰۰۴).
شرح دقیق‌تر وظایف: با کاهش وظایف اداری، کاربرد این تکنولوژی موجب می‌شود که سیاست‌ها به صورت دقیق‌تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل‌تر بیان شود. شرکت‌هایی که از تکنو لوژی اطلاعاتی استفاده می‌کنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا می‌کنند. پست‌های مدیریت اداری که پس از به کارگیری این سیستم اطلاعاتی باقی می‌مانند باید به صورتی اگاهانه تر عمل کنند، به کارهای سنگین‌تر دست یازند و اماده حل مشکلات گوناگون شوند.

دیدگاهتان را بنویسید